Reduzindo o risco fiscal e acelerando processos com automações centradas nos usuários

Desafio e proposta do projeto

Automatizamos o processo de cálculo tributário e emissão de notas fiscais para compras B2B em um ecommerce, substituindo um fluxo manual e sujeito a erros por uma aplicação integrada, intuitiva e validada com o time financeiro.

Motivações e contexto do problema

A complexidade fiscal no Brasil exigia que o time financeiro realizasse cálculos manuais para cada CNPJ, gerando atrasos, retrabalho e alto risco de erros fiscais. A meta era otimizar esse processo, reduzir a sobrecarga cognitiva e aumentar a eficiência operacional.

Ambiente e aplicação da solução

Dentro de um ecommerce B2B gerenciado por uma agência de publicidade operando sob a estrutura de uma consultoria de tecnologia. O projeto foi desenvolvido em ambiente real e colaborativo entre design, desenvolvimento e setor financeiro.

Fases e duração do processo

Durante o ano de 2022. O projeto foi conduzido em ciclos ágeis e teve sua primeira versão de testes entregue em poucas semanas. Apesar do bom desempenho e aceitação, foi descontinuado por decisões estratégicas da empresa.

Papel no time e stakeholders envolvidos

O projeto foi conduzido por mim (Product Designer), uma desenvolvedora sênior e o time financeiro que participou ativamente em testes, validações e cocriação das funcionalidades. Colaborei diretamente com stakeholders técnicos e de negócios.

Processo de design e abordagens utilizadas

• Pesquisa de mercado: Avaliamos gateways de pagamento com foco em automação tributária.

• Análise técnica: Estudo das APIs disponíveis e validação de viabilidade.

• Benchmarking: Usamos o sistema Omie como referência, garantindo familiaridade.

• Cocriação com dev: Mapeamos a arquitetura e construímos a aplicação do zero.

• Prototipação e testes: Desenvolvi protótipos de baixa e alta fidelidade e conduzi duas rodadas de testes com o time financeiro em ambiente real, refinando a solução com base no feedback contínuo.

• Iterações: Implementamos melhorias como filtros, histórico de transações e sugestões de novos módulos.

Impactos e aprendizados gerados

• Adaptação rápida: A interface familiar, inspirada em ferramentas já utilizadas pelo time, reduziu drasticamente a curva de aprendizado.

• Ganhos operacionais: O fluxo de emissão foi otimizado, reduzindo riscos fiscais e tempo desperdiçado com retrabalho.

• Engajamento real: A ferramenta foi testada em ambiente real por uma semana, com feedback ativo dos usuários durante todo o processo.

• Evolução contínua: A cada rodada de testes, novas funcionalidades surgiram a partir das necessidades reais dos usuários, como:

  • Filtro por emissor da nota

  • Envio automático de notas por e-mail

  • Anexos de comprovantes

  • Histórico de transações com comentários

  • Customização de dashboard por perfil

Economia financeira significativa e otimização de tempo

Antes da automação, o processo de emissão de notas exigia 3 pessoas por até 3 horas, 4 vezes por semana, ao custo médio de R$ 37/hora por pessoa, totalizando R$ 1.332,00 por semana.

Com a nova aplicação, o tempo médio de execução caiu para 45 minutos, mantendo o mesmo número de pessoas. Isso reduziu o custo semanal para R$ 199,50, gerando uma economia semanal de R$ 1.132,50.

Economia média estimada:

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• Semanal: R$ 1.132,50

• Mensal: R$ 1.132,50 × 4 = R$ 4.530,00

• Anual: R$ 4.530,00 × 12 = R$ 54.360,00

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Resultado: uma economia anual estimada em mais de R$ 54 mil, além de ganho em agilidade, precisão fiscal e liberação de tempo para tarefas mais estratégicas do setor financeiro.